档案馆查档指南

一、查档时间

周一至周五(节假日除外)的8:00~17:00。寒暑假期间(节假日除外)的上午8:30~11:30,下午13:30~16:00。

二、查档地点

德州学院综合楼8-15室

二、查档须知

纸质档案利用: 1、本校人员因工作需要,查阅本部门未开放档案,需持部门介绍信;查阅其他部门的档案,需经档案形成部门负责人或档案形成者同意并出具书面证明。 2、校外人员查阅本校未开放档案,需出具单位组织部门介绍信,写明查阅理由和要求,经档案馆领导或学校有关部门同意后方可利用。 3、历届毕业生复制成绩单或办理学历、学位证书认证(中英文对照),需持本人学历、学位证书,代办还需带好委托书及代办人身份证等有效证件。

三、内阅、外借及复制的相关规定

1.馆藏档案不外借(特别是原件)。若有特殊需要必须外借时应提出外借申请,经馆领导审批后,方可办理出借手续。
2.档案外借期限不得超过一周,如有需要可办理续借手续。逾期不还且未办理续借手续者,本馆将会同主管部门酌情予以处罚。
3.借阅者应对所借档案的安全保密负责,档案外借期间应妥善保管,并保持档案的整洁。如有遗失应立即报告,以便及时追查处理。
4.利用者不得擅自拆卷,更不得在案卷上涂改、划圈、眉批、增删、抽页、剪裁和污损。利用过程中如有损坏,本馆可根据档案价值责令利用者进行赔偿。
5.对已经数字化的档案、资料,仅向借阅者提供电子版。未经馆领导批准一律不得调阅原件,对纸质已经发脆或珍贵档案不得复印,更不得外借。
6.为保护档案,档案阅览室内禁止吸烟,饮料和食品等谢绝入内。
7.每人每次调阅档案不超过10卷,申请调卷前未还档案不超过5卷。(口头执行即可,没必要形成文字规定)
8.教职工调离本校前应还清所借档案,否则不予办离校手续。
9.利用者有义务及时有效地向档案馆反馈档案利用效果。