档案实体分类法

 

第一部分   编制说明
一、             编制目的
为了适应我校档案工作日益发展的需要,实现档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化,达到加强学校档案和档案工作的科学管理,促进整体业务建设的深化,充分发挥我校档案的作用,更好地为学校工作和社会服务,特编制本办法。
二、             编制原则
依据2008年教育部、国家档案局27号令发布的《高等学校档案管理办法》精神,遵照《高等学校档案实体分类法》结合我校实际编制的。坚持以辩证唯物主义为指导,引入系统论的观点和现代化管理的方法,源于实践,高于实践,把我校档案工作的历史,现状和发展前景结合起来,本分类法具有较强的思想性、科学性和适用性
(一)      体现思想性
    档案工作是党性、政治性很强的工作。我校档案实体分类的体系结构、类目设置、序列编排以辩证唯物主义为指导,以《高等学校档案实体分类法》为依据,按照教育部、国家档案局“27号令”精神,以人为本,从实际出发突出了学生、教学、科研档案在我校档案中的中心地位,党政管理档案统率全局的作用,力求反映新时期学校职能活动的新情况、新特点。
(二)      符合科学性
    本法规定的各项内容,即实事求是又符合我校档案工作的实际,遵循了档案学基础理论和形式逻辑原则,在理论与实践的结合方面,有较强的科学性,力求有所发展、有所创新。
1、     把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起,适度注意与《中国档案分类法—教育档案分类表》体系的协调。
2、        类目设置有相对稳定性。不受偶然因素、短期行为影响,在较长时期内不随意改变。
3、        类目排列,档号结构的确定符合逻辑原则。充分考虑到档案记述和反映事物的本质属性和非本质属性的不同,严格按从总到分,从一般到具体的原则划分。做到各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和,等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚,不互相交叉和包容。
(三)      重视适用性
    本法在类目设置、序列编排、上架检索等方面具有较多的自由度,留有较大的余地。
为了方便掌握使用,本法在类目名称、档号模式、标识符号等方面,力求做到准确、简明、易懂、好记。
三、   体系结构
    本法由编制说明和档案分类主表两部分组成。编制说明是本法的编制目的、编制原则,体系结构、类目设置、档号模式、标识符号等的说明,是使用本法的指南。
    档案分类主表由类目、标识符号、注释等组成
(一)      一级类目的划分与标识
一级类目是我校档案实体分类的最高层位,根据学校档案产生的领域范畴,结合档案记述的内容性质,确定为十一个一级类目,其名称、标识符号和主要内容如下:
1、DQ 党群类
    主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
2、XZ 行政类
主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
3、JX 学生类
    主要包括学校培养的学历教育学生的招生录取材料、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
4、JX 教学类
    主要包括研究生教育、全日制本、专科教育和成人教育教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的文件材料。
5、KY 科研类
 主要包括科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料、
成果、专利材料等。
6、JJ 基本建设类
 主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料、图纸等。
7、SB 仪器设备
   主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
8、CP 产品生产类
    主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
9、CB 出版物
    主要包括学校自行编辑出版的学报、校报、其他学术刊物及校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
10、WS 外事类
    主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、老师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
11、CK 财会类
    主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
    一级类目的标识,采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母,如:“XZ”即“xing zheng”(行政)的简称。
(二)      二级类目的设置和标识
    二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点,结合档案记述和反映的内容性质,进行设置。一经确定,不得随意变动。
    二级类目的标识,采用“双位制”。如“综合”为“11”,其余二级类目依次层累为12、13……99,但10、20……30等带“0”的数字不用。
(三)      三级类目的扩展和标识,在二级类目确定的设置原则、范围、方法的基础上,根据需要和可能,扩展三级类目,其标识方法与符号和二级类目相同。
四、             档号的编制
(一)         档号:是存取档案的代号,排架的依据。必须反映档案的分类体系和物理位置。
(二)      档号编制的原则:
    必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求,即同一档案部门内的档案不得重号;方便插卷,使其有充分扩展的余地;不能随意变动;能适应计算机管理的需要,发挥排架,检索的双向功能。
(三)      档号结构、模式和标识:
1、     档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。
 年度号由四位阿拉伯数字组成。
 分类号是档号的主体,一般由一、二级类目代号组成,比如“党委会议记录”的分类号是由一、二级类目组成为“DQ11
 案卷号同样有特定的含义。它是按所选择的分类号最下位顺序编码。
2、 档号的模式。本法规定为:年度号十分类号十案卷号。库藏有多个全宗时,应在年度号前加全宗号。
3、 档号的标识。采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。包括全宗号、年度号,分类号、案卷号,应在年度号、分类号、案卷号之间用连接符号“—”连结。例如2009年内容是宣传教育的第20号卷的档案,可标为2009-DQ14-20。
(四)      档案的实体排架问题
    从维护档案的整体性和方便查找考虑,可不考虑保管期限、但编定档号前,在不影响案卷之间有机联系的前提下,将永久、长期排在前面。
    本法规定的档号模式属分段开放型编号方法。在按档号排架时,按一级类目——年代纵向排列,也可按年度——类目横向排列。
    第二部分    档案分类主表
1、     DQ 党群
        11 党务综合(各支部综合材料入此) 
        12 纪检       15 统战(民主党派材料入此)
          13 组织        16 工会 (妇女工作材料如此)   
          14 宣传教育   17   团委
2、     XZ 行政
11、行政综合(学院评估、校史、院、系、所等单位综合材料如此)
12、人事(师资培养材料如此)
13、监察审计       14、武装保卫
15、总务           16、档案、图书 、文博
17、离退休工作
3、 XS 学生(普通话、计算机、外语水平考试考核材料及援藏、征兵入伍、助学贷款材料入此)
    11、学生综合
    12、党团(学生社团活动材料入此)
    13、招生
    14、学籍
    15、奖惩(奖学金材料入此)
    16、学位
    17、毕业生(毕业生信息反馈工作材料入此)
4、JX 教学工作
JX12研究生教育(根据需要参照学生类和教学类的全日制本、专科教育设置相关类目)
JX13全日制本、专科教育
             11 综合(学生运动会、优秀教学评奖材料等入此)
12 学科建设与专业设置
13  实验室建设
14 课堂教学
15  教学实践
16 高教与教学研究
17  教学评估
18   教材
2009年学籍管理类第二卷标识为2009-JX1314-2
JX14 成人教育(根据需要参照学生类和教学类的全日制本、专科教育设置相关类目)
5、KY 科学研究
11          综合(科研经费管理、学术活动材料如此)
[12]按学科或专业或项目设置类目
    6JJ 基本建设
11     综合
    [12]基建项目, 按单项工程设置类目
7、 SB 仪器设备
11         综合
[12]按仪器设备种类设置类目。
 8、CP 产品生产类
11     综合
    [12]按产品种类、项目设置类目
 
9、CB 出版
11   综合   12、报纸
    13 刊物   14 书稿
    15 音像
     10WS 外事
11         综合
12         出国(境)
              国际合作与会议材料入WS14
13         来校 
              外国留学生工作材料入WS15 ,国际合作与会议材料入WS14
14         国际合作与会议 
    15 外国留学生工作
11、CK 财会
11      综合         12、会计报表
13 会计账簿     14、会计凭证
15、工资清册 
奖金、助学金
 注“[ ]”代表随机符号
 附:声像档案
 SX 声像
12、   照片       13 、录音带
14 、录象带     15、幻灯片
16、磁盘        17、 影视胶片
        18、缩微胶片    19 、光盘           
 
 
 
 
 

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